注冊(cè)臨床試驗(yàn)倫理審查申請(qǐng)指南
V3.2/2025年1月24日
我院醫(yī)學(xué)倫理委員會(huì)自2021年9月1日起,啟用臨床試驗(yàn)智能平臺(tái)系統(tǒng)(CTMS)進(jìn)行倫理資料線上遞交、形式審查、倫理審查全流程。現(xiàn)對(duì)注冊(cè)臨床試驗(yàn)倫理審查資料的遞交要求如下:
倫理審查費(fèi)支付賬號(hào):
賬戶名稱:浙江省腫瘤醫(yī)院
稅號(hào)(統(tǒng)一社會(huì)信用代碼):123300004700517425
開(kāi)戶銀行:工商銀行半山支行
帳號(hào):1202 0200 0901 4413 823
地址及聯(lián)系電話:浙江省杭州市拱墅區(qū)半山東路1號(hào) 0571-88122186
一、初始審查
1.CTMS系統(tǒng)中上傳電子版資料并通過(guò)形式審查。電子版資料要求:需要研究者簽字的文件需上傳簽字后掃描件,其余電子文件以蓋章后的PDF格式為準(zhǔn)。
2.本中心作為組長(zhǎng)單位時(shí),附條件允許藥物臨床試驗(yàn)申請(qǐng)前置倫理審查,相關(guān)要求如下:
1)申請(qǐng)人應(yīng)取得國(guó)家藥品監(jiān)督管理局的受理通知書(shū),并附申請(qǐng)前置倫理審查的說(shuō)明性文件,文本內(nèi)容由申請(qǐng)人擬定并加蓋申辦方公章。
2)如藥物臨床試驗(yàn)經(jīng)我院醫(yī)學(xué)倫理委員會(huì)審批后同意開(kāi)展,申請(qǐng)人應(yīng)在獲得國(guó)家藥品監(jiān)督管理局臨床試驗(yàn)批準(zhǔn)通知書(shū)后的10個(gè)工作日內(nèi),將臨床試驗(yàn)批準(zhǔn)通知書(shū)提交至本院醫(yī)學(xué)倫理委員會(huì)審查。提交形式按照安全性審查流程在CTMS系統(tǒng)中提交,提交的文件必須包含臨床試驗(yàn)批準(zhǔn)通知書(shū)、臨床試驗(yàn)方案和我院倫理委員會(huì)出具的初始審查批件。
3.倫理審查費(fèi)5000元含稅,請(qǐng)先完成打款后再遞交項(xiàng)目資料。完成打款后,攜帶打款憑證至財(cái)務(wù)科領(lǐng)取發(fā)票。
4.倫理審查紙質(zhì)版資料:紙質(zhì)版1套[但英文方案(如有)、IB、CRF無(wú)需準(zhǔn)備紙質(zhì)版資料,但需刻在同一光盤(pán)中遞交]。
注意:紙質(zhì)版資料需與CTMS系統(tǒng)中通過(guò)形式審查后的電子版資料保持一致。
5.提供ppt紙質(zhì)版1份(一張A4紙復(fù)制4頁(yè)幻燈),并需要研究者簽名。
6.至少于會(huì)議前3天,告知匯報(bào)人姓名。
8.CTMS系統(tǒng)形式審查常見(jiàn)問(wèn)題:
1)根據(jù)實(shí)際提交的文件羅列清單,審查文件清單需上傳word版。
2)會(huì)議審查用幻燈片補(bǔ)充上傳ppt格式。
3)上傳的資料需與審查文件清單所列保持一致,如系統(tǒng)上沒(méi)有對(duì)應(yīng)的條目,可將文件上傳在“其他”欄目;將打款憑證上傳在“其他”欄目。
4)有版本號(hào)、版本日期的文件務(wù)必確保與清單中所列的版本號(hào)/日期保持一致。
5)主要研究者履歷必須包含GCP培訓(xùn)經(jīng)歷;研究小組成員至少包含主要研究者、協(xié)調(diào)研究者、研究護(hù)士,除非根據(jù)項(xiàng)目情況確實(shí)不需要研究護(hù)士,則研究護(hù)士可不羅列。
9.倫理審查意見(jiàn)常見(jiàn)問(wèn)題(知情同意書(shū)):
1)補(bǔ)充浙江省腫瘤醫(yī)院醫(yī)學(xué)倫理委員會(huì)名稱、聯(lián)系電話、聯(lián)系地址:0571-88122146,聯(lián)系地址:浙江省杭州市拱墅區(qū)半山東路1號(hào),浙江省腫瘤醫(yī)院15號(hào)科研教學(xué)樓603辦公室。
2)根據(jù)《藥物臨床試驗(yàn)質(zhì)量管理規(guī)范》(2020年)第二章第九條關(guān)于受試者的定義,核查全文,將限定參與臨床研究的“患者”稱謂根據(jù)文中的情景內(nèi)容替換為“受試者”或“您”等稱謂。
3)關(guān)于受試者補(bǔ)償:采血補(bǔ)償、訪視交通補(bǔ)償及腫瘤組織活檢營(yíng)養(yǎng)補(bǔ)貼等不能歸類為報(bào)酬;補(bǔ)償給付方式:按浙江省腫瘤醫(yī)院的操作流程,以銀行轉(zhuǎn)賬方式定期給付,不建議以報(bào)銷交通費(fèi)的形式發(fā)放交通補(bǔ)償(須提供票據(jù)給財(cái)務(wù)部方能報(bào)銷);PK、CTC、免疫原性、生物標(biāo)志物檢測(cè)等采血營(yíng)養(yǎng)補(bǔ)償不低于200元/采血點(diǎn),訪視交通補(bǔ)償:每次訪視不低于200元,交通補(bǔ)償建議不分市內(nèi)、市外,統(tǒng)一補(bǔ)貼標(biāo)準(zhǔn);需要重新采集活檢腫瘤組織標(biāo)本補(bǔ)償、采集腦脊液標(biāo)本補(bǔ)償金額不低于500元/次。
4)研究相關(guān)損害的補(bǔ)償與賠償,根據(jù)2020年版《藥物臨床試驗(yàn)質(zhì)量管理規(guī)范》第三十九條:申辦者應(yīng)當(dāng)承擔(dān)受試者與臨床試驗(yàn)相關(guān)的損害或者死亡的診療費(fèi)用,以及相應(yīng)的補(bǔ)償。申辦者和研究者應(yīng)當(dāng)及時(shí)兌付給予受試者的補(bǔ)償或者賠償。
5)采血點(diǎn)及采血量應(yīng)在知情同意書(shū)中說(shuō)明。
6)英文縮寫(xiě)首次出現(xiàn)應(yīng)有中文標(biāo)注。
7)簽名頁(yè)中:對(duì)于無(wú)民事行為能力或部分事行為能力的受試者,需法定代理人簽字。
8)不能將免費(fèi)用藥作為獲益內(nèi)容。
9)涉及患者隱私提供給第三方(向人類遺傳資源辦公室提出申請(qǐng)標(biāo)本外送時(shí)、保險(xiǎn)賠償流程執(zhí)行時(shí)),需要補(bǔ)充操作流程、保密聲明等資料供倫理審查。
10)受試者的血液及組織標(biāo)本均需外送,需要提供外送檢測(cè)單位的資質(zhì)證明及保密協(xié)議。知情同意書(shū)中需告知外送哪家實(shí)驗(yàn)室進(jìn)行檢測(cè),檢測(cè)后樣本的處理(返還研究中心?或按照實(shí)驗(yàn)室操作流程進(jìn)行銷毀?需要在實(shí)驗(yàn)室保存幾年等)。
二、修正案審查
1.CTMS系統(tǒng)中上傳電子版資料并通過(guò)形式審查。電子版資料要求:需要研究者簽字的文件需上傳簽字后掃描件,電子文件以蓋章后的PDF格式為準(zhǔn)。
2.無(wú)需向倫理委員會(huì)遞交紙質(zhì)版資料,如需獲得紙質(zhì)版?zhèn)惱砗炇栈貓?zhí),請(qǐng)?jiān)谝?guī)定時(shí)間內(nèi)至倫理委員會(huì)辦公室簽署,簽字后的遞交信與一套紙質(zhì)版文件妥善保存于研究者文件夾。
3.倫理審查費(fèi)2000元含稅,請(qǐng)先完成打款后再遞交項(xiàng)目資料。完成打款后,攜帶打款憑證至財(cái)務(wù)科領(lǐng)取發(fā)票。
5.CTMS系統(tǒng)形式審查常見(jiàn)問(wèn)題:
1)根據(jù)實(shí)際提交的文件羅列清單,審查文件清單需上傳word版。
2)上傳的資料需與審查文件清單所列保持一致,如系統(tǒng)上沒(méi)有對(duì)應(yīng)的條目,可將文件上傳在“其他”欄目;將打款憑證上傳在“其他”欄目。
3)有版本號(hào)、版本日期的文件務(wù)必確保與清單中所列的版本號(hào)/日期保持一致。
4)如有組長(zhǎng)單位批件,需補(bǔ)充提交。
5)修正情況一覽表不提供模板,要素包括修正材料名稱和具體頁(yè)碼、修正前內(nèi)容、修正后內(nèi)容、修正原因;修改說(shuō)明文件中需增加修改痕跡,刪除的內(nèi)容用刪除線標(biāo)注或特殊顏色標(biāo)注,增加的內(nèi)容用下劃線標(biāo)注或特殊顏色標(biāo)注。
6)研究方案的修正情況一覽表如超過(guò)5頁(yè),需額外提供研究方案修訂摘要,修訂摘要可放在修正情況一覽表的第一頁(yè)。
6.倫理審查意見(jiàn)常見(jiàn)問(wèn)題參照“一、初始審查 第8條”進(jìn)行自查。
三、復(fù)審審查
1.CTMS系統(tǒng)中上傳電子版資料并通過(guò)形式審查。電子版資料要求:需要研究者簽字的文件需上傳簽字后掃描件,電子文件以蓋章后的PDF格式為準(zhǔn)。
2.無(wú)需向倫理委員會(huì)遞交紙質(zhì)版資料,如需獲得紙質(zhì)版?zhèn)惱砗炇栈貓?zhí),請(qǐng)?jiān)谝?guī)定時(shí)間內(nèi)至倫理委員會(huì)辦公室簽署,簽字后的遞交信與一套紙質(zhì)版文件妥善保存于研究者文件夾。
3.根據(jù)倫理意見(jiàn)修正后復(fù)審或申請(qǐng)者提出反饋意見(jiàn)進(jìn)行復(fù)審:如適合簡(jiǎn)易審查(快審),無(wú)需遞交倫理審查費(fèi);如需會(huì)議審查,則需遞交倫理審查費(fèi)2000元含稅,請(qǐng)先完成打款后再遞交項(xiàng)目資料。完成打款后,攜帶打款憑證至財(cái)務(wù)科領(lǐng)取發(fā)票。
5.CTMS系統(tǒng)形式審查常見(jiàn)問(wèn)題:
1)倫理審查意見(jiàn)通知函以附件形式上傳在“復(fù)審申請(qǐng)表”欄目。
2)根據(jù)實(shí)際提交的文件羅列清單,審查文件清單需上傳word版。
3)上傳的資料需與審查文件清單所列保持一致,如系統(tǒng)上沒(méi)有對(duì)應(yīng)的條目,可將文件上傳在“其他”欄目;將打款憑證上傳在“其他”欄目。
4)有版本號(hào)、版本日期的文件務(wù)必確保與清單中所列的版本號(hào)/日期保持一致。
5)修正情況一覽表不提供模板,要素包括修正材料名稱和具體頁(yè)碼、修正前內(nèi)容、修正后內(nèi)容、修正原因;修改說(shuō)明文件中需增加修改痕跡,刪除的內(nèi)容用刪除線標(biāo)注或特殊顏色標(biāo)注,增加的內(nèi)容用下劃線標(biāo)注或特殊顏色 標(biāo)注。
6)復(fù)審審查時(shí)需對(duì)倫理委員會(huì)的意見(jiàn)逐條回復(fù)并/或提交修改后文件,如倫理意見(jiàn)不涉及的文件,無(wú)需再次上傳,例如僅對(duì)知情同意書(shū)提出倫理修改意見(jiàn),未對(duì)研究方案提出倫理修改意見(jiàn),則無(wú)需再提交研究方案。
四、年度/定期跟蹤審查(持續(xù)審查)
1.CTMS系統(tǒng)中上傳電子版資料并通過(guò)形式審查。電子版資料要求:需要研究者簽字的文件需上傳簽字后掃描件,電子文件以蓋章后的PDF格式為準(zhǔn)。
2.無(wú)需向倫理委員會(huì)遞交紙質(zhì)版資料,如需獲得紙質(zhì)版?zhèn)惱砗炇栈貓?zhí),請(qǐng)?jiān)谝?guī)定時(shí)間內(nèi)至倫理委員會(huì)辦公室簽署,簽字后的遞交信與一套紙質(zhì)版文件妥善保存于研究者文件夾。
3.倫理審查費(fèi)2000元含稅,請(qǐng)先完成打款后再遞交項(xiàng)目資料。完成打款后,攜帶打款憑證至財(cái)務(wù)科領(lǐng)取發(fā)票。
5.CTMS系統(tǒng)形式審查常見(jiàn)問(wèn)題:
1)根據(jù)實(shí)際提交的文件羅列清單,審查文件清單需上傳word版。
2)上傳的資料需與審查文件清單所列保持一致,如系統(tǒng)上沒(méi)有對(duì)應(yīng)的條目,可將文件上傳在“其他”欄目;將打款憑證上傳在“其他”欄目。
3)“年度/定期跟蹤審查申請(qǐng)表”中“本次報(bào)告數(shù)據(jù)起止日期”填寫(xiě)注意要點(diǎn):每次年度/定期跟蹤審查報(bào)告的起止時(shí)間要連續(xù),且時(shí)間不能是未來(lái)時(shí)間,最晚不超過(guò)PI簽字日期。
4)根據(jù)倫理委員會(huì)對(duì)年度/定期跟蹤審查申請(qǐng)的要求,需至少在批件到期前1個(gè)月提出申請(qǐng),如項(xiàng)目組在批件到期后提出審查申請(qǐng),請(qǐng)對(duì)于年度/定期跟蹤審查延遲遞交的原因以及后續(xù)年度/定期跟蹤審查的跟進(jìn)措施予以具體說(shuō)明,該說(shuō)明文件需要主要研究者簽字確認(rèn)。
5)本院不提供研究進(jìn)展報(bào)告的模板,可提供項(xiàng)目組層面的研究進(jìn)展報(bào)告;如項(xiàng)目組無(wú)研究進(jìn)展報(bào)告,可根據(jù)“年度/定期跟蹤審查申請(qǐng)表”中的填寫(xiě)要素自行組建適合本中心的研究進(jìn)展報(bào)告。
五、結(jié)題審查、暫停/終止審查
1.CTMS系統(tǒng)中上傳電子版資料并通過(guò)形式審查。電子版資料要求:需要研究者簽字的文件需上傳簽字后掃描件,電子文件以蓋章后的PDF格式為準(zhǔn)。
2.不收取倫理審查費(fèi)。
3.待項(xiàng)目申請(qǐng)結(jié)題或暫停/終止時(shí),請(qǐng)務(wù)必認(rèn)真梳理并填寫(xiě)《臨床試驗(yàn)項(xiàng)目例次審查目錄》,模板獲取途徑為“結(jié)題審查、暫停/終止審查常用表格下載”。
4.紙質(zhì)版1套。注意:紙質(zhì)版資料需與CTMS系統(tǒng)中通過(guò)形式審查后的電子版資料保持一致。
5.自初始審查至結(jié)題或暫停/終止審查期間,將例次倫理審查的文件統(tǒng)一刻錄在一張光盤(pán)或統(tǒng)一存檔于一枚U盤(pán)中,該光盤(pán)/U盤(pán)必須與結(jié)題或暫停/終止的紙質(zhì)版資料一并提交。
注意:光盤(pán)/U盤(pán)中每一次倫理審查的文件形成一個(gè)文件夾,規(guī)范命名文件夾的名稱,基本格式要求:審查類型+倫理批件號(hào)。
六、SAE/SUSAR審查
(一)本院個(gè)例SUSAR、與研究相關(guān)的致死或危及生命的SAE(藥物類臨床試驗(yàn))、醫(yī)療器械類臨床試驗(yàn)中發(fā)生的SAE
1.CTMS系統(tǒng)中上傳電子版資料并通過(guò)形式審查。電子版資料要求:需要研究者簽字的文件需上傳簽字后掃描件。
2.無(wú)需向倫理委員會(huì)遞交紙質(zhì)版資料,如需獲得紙質(zhì)版?zhèn)惱砗炇栈貓?zhí),請(qǐng)?jiān)谝?guī)定時(shí)間內(nèi)至倫理委員會(huì)辦公室簽署,簽字后的遞交信與一套紙質(zhì)版文件妥善保存于研究者文件夾。
3.不收取倫理審查費(fèi)。
4.遞交時(shí)限:
(1)本院個(gè)例SUSAR
?申辦方應(yīng)當(dāng)遵循7天和15天的快速報(bào)告要求,首先在規(guī)定時(shí)限內(nèi)將電子版資料發(fā)送至本院專門(mén)接收安全性報(bào)告的郵箱(郵箱地址:[email protected] 郵件主題:方案編號(hào)+研究者+發(fā)送日期,郵件正文內(nèi)容:SUSAR名稱+ SUSAR發(fā)生日期+首次/隨訪/總結(jié))。
?快速報(bào)告后于5個(gè)工作日內(nèi)將本院個(gè)例SUSAR上傳至CTMS系統(tǒng)進(jìn)行倫理審查。
(2)與研究相關(guān)的致死或危及生命的SAE(藥物類臨床試驗(yàn))
?研究者需在獲知后24小時(shí)內(nèi)同時(shí)上報(bào)至申辦方和倫理委員會(huì)(需通過(guò)CTMS系統(tǒng))。
?申辦方在收到研究者上報(bào)的與研究相關(guān)的致死或危及生命SAE后于7天內(nèi)作出判斷,如為SUSAR,按照本院個(gè)例SUSAR流程進(jìn)行上報(bào);如為非SUSAR,后續(xù)由研究者上報(bào)該SAE事件的總結(jié)報(bào)告(需通過(guò)CTMS系統(tǒng))。
(3) 醫(yī)療器械類臨床試驗(yàn)中發(fā)生的SAE
?研究者應(yīng)當(dāng)在獲知嚴(yán)重不良事件后24小時(shí)內(nèi),向申辦者、醫(yī)療器械臨床試驗(yàn)機(jī)構(gòu)管理部門(mén)、倫理委員會(huì)報(bào)告;并按照臨床試驗(yàn)方案的規(guī)定隨訪嚴(yán)重不良事件,提交嚴(yán)重不良事件隨訪報(bào)告。向倫理委員會(huì)報(bào)告需通過(guò)CTMS系統(tǒng)。
(二)外院SUSAR
1.申辦方應(yīng)當(dāng)遵循7天和15天的快速報(bào)告要求,首先在規(guī)定時(shí)限內(nèi)將電子版資料發(fā)送至本院專門(mén)接收安全性報(bào)告的郵箱(郵箱地址:[email protected] 郵件主題:方案編號(hào)+研究者+發(fā)送日期,郵件正文內(nèi)容:SUSAR名稱+ SUSAR發(fā)生日期+首次/隨訪/總結(jié))。
2.SUSAR報(bào)告的匯總簽收確認(rèn):
?申辦方需對(duì)已發(fā)郵箱的本中心及非本中心SUSAR每3個(gè)月匯總1次,匯總內(nèi)容:3個(gè)月的SUSAR個(gè)例報(bào)告+3個(gè)月的所有SUSAR行列表匯總,按照SUSAR郵箱發(fā)送的時(shí)間先后順序排序,隨訪和總結(jié)報(bào)告可排在首次報(bào)告后面。行列表中每例SUSAR需注明郵件發(fā)送日期,注明是否本中心。
?紙質(zhì)遞交信簽收流程:申辦方遞交研究者,研究者遞交倫理委員會(huì)。取得對(duì)方的簽收回執(zhí)。遞交信注明方案編號(hào)+本次匯總個(gè)例SUSAR報(bào)告的時(shí)間段。
七、申辦者遞交DSUR
1.申辦者提供的藥物研發(fā)期間安全性更新報(bào)告應(yīng)當(dāng)包括臨床試驗(yàn)風(fēng)險(xiǎn)與獲益的評(píng)估。
2.遞交信簽收流程:申辦方遞交研究者,研究者遞交倫理委員會(huì)。取得對(duì)方的簽收回執(zhí)。
3.研究者收到申辦者提供的臨床試驗(yàn)的相關(guān)安全性信息后應(yīng)當(dāng)及時(shí)簽收閱讀,并考慮受試者的治療,是否進(jìn)行相應(yīng)調(diào)整,必要時(shí)盡早與受試者溝通。
八、不依從、違背方案審查
1.CTMS系統(tǒng)中上傳電子版資料并通過(guò)形式審查。電子版資料要求:需要研究者簽字的文件需上傳簽字后掃描件。
2.無(wú)需向倫理委員會(huì)遞交紙質(zhì)版資料,如需獲得紙質(zhì)版?zhèn)惱砗炇栈貓?zhí),請(qǐng)?jiān)谝?guī)定時(shí)間內(nèi)至倫理委員會(huì)辦公室簽署,簽字后的遞交信與一套紙質(zhì)版文件妥善保存于研究者文件夾。
2.不收取倫理審查費(fèi)。
3.輕度方案違背/偏離:每1-3個(gè)月匯總報(bào)告;重度方案違背/偏離:發(fā)現(xiàn)后及時(shí)遞交,限期1個(gè)月內(nèi)。
九、普通備案資料
1.自2023年3月1日起,CTMS系統(tǒng)中上傳電子版資料并通過(guò)形式審查,即視為已完成向倫理委員會(huì)的備案工作。電子版資料要求:需要研究者簽字的文件需上傳簽字后掃描件,電子文件以蓋章后的PDF格式為準(zhǔn)。
2.無(wú)需向倫理委員會(huì)遞交紙質(zhì)版資料,如需獲得紙質(zhì)版?zhèn)惱砗炇栈貓?zhí),請(qǐng)?jiān)谝?guī)定時(shí)間內(nèi)至倫理委員會(huì)辦公室簽署,簽字后的遞交信與一套紙質(zhì)版文件妥善保存于研究者文件夾。
3.CTMS系統(tǒng)形式審查常見(jiàn)問(wèn)題:
1)根據(jù)實(shí)際提交的文件羅列清單,審查文件清單需上傳word版。
2)上傳的資料需與審查文件清單所列保持一致;尤其注意有版本號(hào)、版本日期的文件務(wù)必確保與清單中所列的版本號(hào)/日期保持一致。
3)必須修改《文件備案(主)》流程實(shí)例名,命名規(guī)則為:研究者簽字日期+文件名稱。文件名稱限20字以內(nèi)對(duì)本次遞交的文件進(jìn)行概括,便于通過(guò)文件名稱可快速識(shí)別當(dāng)次遞交的文件內(nèi)容,尤其是同時(shí)包含多個(gè)文件時(shí),文件名稱必須精煉概括。
4)研究者簽字日期為同一天的遞交文件可上傳在同一條《文件備案(主)》流程。